Aanspraak maken op een leidinggevende of andere belangrijke functie binnen het familiebedrijf: wat leg je vast in het familiestatuut?

Bij de zoektocht naar de juiste persoon voor belangrijke (key-) functies in het familiebedrijf komt veel kijken. De opvolging in leiderschap vraagt om goede begeleiding en afspraken. Of je nu kiest voor een familielid of een externe bestuurder die je aanstelt voor een leidinggevende of andere belangrijke functie. Er hangt altijd een spanningsveld rondom de vraag of een familielid daadwerkelijk aan de eisen voldoet voor een functie, of dat dit familielid een functie krijgt omdat hij familie is.

Dit zijn vraagstukken waarover afspraken gemaakt kunnen worden, zodat misverstanden worden voorkomen. Deze afspraken kunnen vastgelegd worden in een familiestatuut. Zodat iedere keer wanneer deze vraag zich voordoet, teruggegrepen kan worden naar een aantal basisafspraken.

Belangrijke functies binnen het familiebedrijf

Bij belangrijke functies denken we al snel aan leidinggevende functies. Dit zijn functies waarin iemand over specifieke vaardigheden moet beschikken om deze goed uit te voeren.

Het betekent ook dat niet iedereen geschikt is voor de functie, zeker wanneer er objectief naar competenties en talenten gekeken wordt.

Voorbeelden van functies zijn:

• Bedrijfsopvolger in het familiebedrijf
• Managementteam lid
• Directielid
• TeamleiderAfdelingsmanager
• Lid Raad van Commissarissen

De juiste balans tussen familie en bedrijf

Het kan verstandig zijn om regels en afspraken vast te leggen over het aanstellen van mensen voor belangrijke functies. Enkele redenen:

• Je wilt niet dat personeel wat niet tot de familie behoort het gevoel krijgt dat er sprake is van vriendjespolitiek. Je wilt de beste man of vrouw of de goede plek.
• Je wilt geen gezeur in de familie omdat er onduidelijkheid is over wie een bepaalde functie wel of niet krijgt.
• Je wilt geen incompetente leidinggevenden binnen je bedrijf. Wanneer een familielid niet over de juiste capaciteiten en mindset beschikt, maar wel een leidinggevende functie krijgt, wat is dan de invloed op de bedrijfsresultaten?

Door afspraken te maken en vast te leggen en een transparant proces te volgen, voorkom je dat er discussie ontstaat over zaken zoals hierboven genoemd.

Beschikt iemand over de juiste competenties

Eigenaren van het familiebedrijf hebben vaak ziel en zaligheid in het familiebedrijf zitten. Heel graag zouden ze zien dat familieleden (kinderen of andere familie) het bedrijf overnemen of een belangrijke functie vervullen. Hierbij is het van belang dat objectief bekeken wordt of familieleden aan de gewenste eisen voldoen. Een opvolger moet immers het strategisch vernuft hebben en de verantwoordelijkheid kunnen dragen die hoort bij een functie.

Van denken naar weten

Om een helder beeld te krijgen en een zo objectief mogelijke inschatting van de kwaliteiten en de mindset van een opvolger kan gewerkt worden met een assessment. Hierbij wordt er een analyse gemaakt van de potentiële kandidaat. De rapportage kan richting geven en is daarmee van belang bij het maken van een uiteindelijke beslissing.

Vragen die hierbij een rol spelen zijn:

• Is de kandidaat geschikt als leidinggevende, directielid of bedrijfseigenaar? Beschikt hij of zij over de juiste talenten, competenties en het juiste intelligentieniveau.
• Wat heeft de kandidaat nodig aan kennis, ervaring en ontwikkeling van vaardigheden om een rol te vervullen als directielid of opvolger.
• Wat zijn de sterke en en nog te ontwikkelen punten van de mogelijke kandidaat?
• Wat is de leiderschapsstijl van de kandidaat en heeft de potentiële kandidaat de kwaliteiten om de leiding te pakken.

De proces afspraken over de beoordeling van mogelijke opvolgers, leidinggevenden of directieleden kunnen vastgelegd worden in het familiestatuut.

Dit gaat over de inhoudelijke stappen: dus welke stappen moeten gezet worden om te beoordelen of iemand aan de voorwaarden voldoet? En wat zijn dan de voorwaarden?

Wat als er binnen de familie niemand aan de voorwaarden voldoet?

Wanneer er binnen de familie niemand aan de vastgestelde voorwaarden voldoet voor een functie binnen het familiebedrijf, dan dient de blik naar buiten gericht te worden. Dit is overigens ook iets waarover overeenstemming binnen de ondernemende familie bereikt moet worden. Want:

• Als familieleden niet capabel blijken, wat dan?
• Wil je werken met externe bestuurders binnen het familiebedrijf?
• Wat is het moment dat je doorschakelt naar de optie om een externe procedure in gang te zetten.

Uit onderzoek blijkt dat de meest voorkomende reden voor het aannemen van externe bestuurders is dat het binnen het familiebedrijf ontbreekt aan familieleden met ambitie of de juiste set aan competenties.

Redenen om te werken met een externe bestuurder:

• Als tijdelijke oplossing totdat een familielid een functie kan bekleden
• Omdat een extern iemand een frisse blik geeft binnen het familiebedrijf
• Een externe bestuurder draagt vanuit eerdere ervaringen bij andere bedrijven bij aan de professionalisering van het familiebedrijf

Van belang is dat de familie vooraf bepaalt wat ze zoeken in een externe bestuurder. Voorbeelden zijn:

• Voor familiebedrijven speelt de bedrijfscultuur een belangrijke rol. Een externe bestuurder dient hierin te passen.
• Het moet duidelijk zijn wie wat doet binnen het familiebedrijf. Het lastige is dat er binnen familiebedrijven met een informele cultuur nog wel eens sprake is van rolonduidelijkheid of rolverwarring. Hoe meer duidelijkheid er is, hoe makkelijker het werkt voor iemand van buiten de familie.
• Het helpt wanneer een bestuurder bekend is met de dynamiek in een familiebedrijf. Dit hoeft geen harde eis te zijn, het kan wel bijdragen.

Een effectief wervingsproces

Opvolging in leiderschap vraagt om een zorgvuldig en rechtvaardig proces en goede afspraken. De overlap tussen de elementen ‘eigendom’, ‘familie’ en ‘bedrijf’ (driecirkel model, ontwikkeld door Renato Tagiuri en John Davis van de Harvard Business School) en een diepgewortelde bedrijfscultuur maken het des te belangrijker om heldere communicatie over te hebben en daarna zaken goed vast te leggen.

In het familiestatuut staan de afspraken en voorwaarden voor opvolging uitdrukkelijk genoemd. Een gedegen opvolgingsplan zorgt ervoor dat de continuïteit van het familiebedrijf gewaarborgd wordt.

Hiervoor is een open gesprek met alle betrokken familieleden noodzakelijk. Zodat alle belangen en gevoelens gewogen zijn bij het opstellen van het definitieve resultaat.

Ondersteuning bij het opstellen van het familiestatuut

Als familiebedrijf een ervaren adviseur inschakelen gespecialiseerd in het opstellen van een familiestatuut. Mariëlle Companjen heeft meer dan 13 jaar ervaring met het werken met en binnen familiebedrijven.

Voor het opstellen van een familiestatuut gaan we een traject in waarbij we tijdens diverse bijeenkomsten ingaan op onderwerpen als eigendom, zeggenschap, toetreding, overlegstructuur, omgang met conflicten en financiële aangelegenheden.

De afspraken worden uitgewerkt en vastgelegd in het familiestatuut. Tijdens een slotbijeenkomst worden het familiestatuut definitief gemaakt en ondertekend.

Zie ook: familiestatuut opstellen

Direct contact

Direct contact, laat je gegevens achter via onderstaand formulier. Ik neem binnen 24 uur contact met je op!