Professionalisering van familiebedrijven: het vinden van de juiste balans!
De professionalisering van familiebedrijven gaat niet over één nacht ijs. Dit is een proces wat tijd en aandacht vraagt. Het gaat over het vinden van de juiste balans tussen het in stand houden van de familiedynamiek, gecombineerd met een formelere insteek die leidt tot een soepeler verloop van de processen binnen de organisatie.
Waarom professionaliseren?
Korte lijntjes en vlotte communicatie zijn kernkwaliteiten van een familiebedrijf. Het zijn aspecten die in stand gehouden moeten worden. Wanneer de term professionaliseren om de hoek komt kijken schrikt dit af. Het roept een beeld op van bureaucratie en gedoe. Het kan zijn dat dit het gevoel geeft dat de organisatie inboet op kwaliteit. Toch geeft professionalisering van processen, mits op de juiste manier ingericht, juist ruimte. Ruimte om te bouwen met het oog op de toekomst.
Professionalisering waarborgt de continuïteit van het familiebedrijf. Het gaat over het combineren van structuur en discipline met de visie en de ondernemersgeest binnen de familie.
Wanneer ontstaat de wens tot professionaliseren
De wens om stappen te zetten in de professionalisering van de organisatie ontstaat wanneer:
- De organisatie tussen twee bedrijfsfasen inhangt. In feite is de organisatie uit z’n jasje gegroeid en is herstructurering nodig om de volgende stap te zetten. Deze overgangsfase kan problemen geven van waaruit de wens ontstaat om te professionaliseren;
- Er zich veel conflicten voordoen of er vraagstukken liggen met open eindjes. Dit kost veel energie. Vaak is dit het signaal dat er structureel ingegrepen moet worden om continue herhaling van energievretende vraagstukken te voorkomen;
- De eigenaar zichzelf de vraag stelt of hij door wil gaan en het familiebedrijf over wil dragen of dat hij/zij het bedrijf liever verkoopt. Op dat moment wordt professionaliseren een relevant vraagstuk.
Zie ook: De continuïteit van het familiebedrijf waarborgen
Problemen die ontstaan door niet te professionaliseren
Wanneer de volgende stap in professionalisering niet wordt gezet kunnen er problemen ontstaan. Een aantal voorbeelden op een rij:
Rolconflicten
Er ontstaan rolconflicten. Binnen het familiebedrijf draagt elk familielid meerdere petten. Naast de rol van familielid (oom/tante/broer/zus/vader/moeder) ben je ook werknemer. Dit betekent dat de professionele relatie en de persoonlijke relatie door elkaar heen lopen.
Van hieruit kan een rolconflict ontstaan. Want wat gebeurt er wanneer je als kind een conflict hebt met je vader in een werksituatie, maar je elkaar ook in de privésfeer continu ziet? En dan hebben we het nog niet eens gehad over de diverse Generaties binnen familiebedrijven: hoe integreer je verschillende generaties?
Besluitvorming
De cruciale vraag voor een familiebedrijf is: waar worden de beslissingen genomen? Door de overlap tussen de werk- en privésituatie bestaat de kans dat de beslissingen aan de keukentafel genomen worden. In de privésfeer dus. Hier hoeft niks mis mee te zijn. In de praktijk blijkt vaak dat dit ruis op de lijn geeft. Door de stap te zetten naar een gerichte infrastructuur voor de besluitvorming worden interne strubbelingen voorkomen.
Zie ook: Beslissingsprocessen optimaliseren in het familiebedrijf: dit is belangrijk!
Standaarden en het vastleggen van afspraken
Het familiebedrijf kent vaak een informele bedrijfscultuur. Ons kent ons. Dat is een grote kracht, maar daarmee ook de valkuil. Veel keuzes worden gemaakt in goed vertrouwen. Iemand wordt op zijn blauwe ogen vertrouwd. In de praktijk betekent dit dat afspraken niet worden vastgelegd.
Denk aan afspraken met leveranciers, maar ook aan afspraken met medewerkers. Groeit het bedrijf, dan kan dit problemen geven. Naarmate er meer mensen en partijen betrokken zijn ontstaat het gemis aan standaarden. Aan procedures. Aan afspraken die zwart op wit staan. Juist door de processen te standaardiseren ontstaat ruimte voor een volgende stap in de groei van de onderneming.
Welke aspecten professionaliseren?
Professionalisering is relevant voor de totale organisatie, maar ook zeker voor losstaande bedrijfsonderdelen.
Voorbeelden zijn:
- Optimaliseren van communicatieprocessen
- Infrastructuur voor besluitvorming
- HR beleid
- Functieprofielen
- Werkprocessen
- ICT en bijbehorende middelen
- Administratie
- Informatievoorziening
- Kwaliteit distributiekanalen
- Beslissingsprocessen
Bepaalde processen zijn in de afgelopen jaren stil blijven staan, andere processen zijn doorontwikkeld. De kunst is om een gelijkmatig niveau te garanderen voor de totale bedrijfsstrategie, zodat er geen scheefgroei ontstaat.
Familiebedrijf professionaliseren?
Companjen Change Management is gespecialiseerd in coaching en advies voor familiebedrijven. Mijn naam is Mariëlle Companjen. Ik ben opgegroeid ‘in’ een familiebedrijf. Mijn ouders namen voordat ik geboren werd het familiebedrijf van mijn grootouders over. Bij ons thuis ging het altijd over ‘de zaak’.
Er werd hard gewerkt, dat heeft van mij een zelfstandig mens gemaakt. Het heeft er ook voor gezorgd dat ik familiebedrijven een warm hart toedraag. In de afgelopen 20 jaar heb ik ervaring opgedaan als organisatieadviseur binnen familiebedrijven (12 jaar) en corporates.
Ik richt mij in mijn rol als adviseur en coach op de huidige en toekomstige leiders van het familiebedrijf. Zowel familie-eigenaren als bestuurders. Dat kunnen individuen zijn maar ook teams.
Het start met een nulmeting
Om te bepalen waar winst te behalen is, is een nulmeting een vereiste. Hierbij wordt gekeken naar de huidige situatie. We gaan aan de slag met vragen als:
- Waar sta je nu daar waar het gaat om de professionalisering van diverse bedrijfsonderdelen?
- Waar wil je naar toe, wat zie je voor je? Wat is de stip op de horizon?
Familiebedrijf bedrijfsscan
Deze nulmeting start met de familiebedrijf bedrijfsscan. Met de familiebedrijf bedrijfsscan krijg je een pragmatische en operationele scan van het familiebedrijf. We nemen alle belangrijke aspecten van de onderneming onder de loep.
We behandelen in de scan de specifieke uitdagingen en kritieke kwesties in het familiebedrijf. Je krijgt inzicht in de kansen en de risico’s die er zijn. Van daaruit volgt een concreet plan van aanpak voor verbetering van de diverse bedrijfsonderdelen.
Zie ook: familiebedrijf bedrijfsscan
Een laag verdiepen
Tijdens de bedrijfsscan draait het altijd om de verdiepende laag. Vergelijk het maar met een ijsberg. Met de familiebedrijf bedrijfsscan brengen we de bovenstroom en de onderstroom van de organisatie in beeld.
Contact
Wil je meer weten over mijn rol als extern adviseur of coach bij familiebedrijven? Neem gerust contact met mij op. Je kunt het contactformulier invullen, bellen met 0621833592 of e-mailen naar marielle@companjen.com.
Gerelateerde informatie
In de kennisbank van Companjen Change Management vind je praktisch artikelen die je verder helpen. Heb je deze artikelen al gelezen:
