Onduidelijke taken en verantwoordelijkheden binnen het familiebedrijf: wat te doen?

Een familiebedrijf start informeel en heeft vaak de neiging informeel te blijven in een familiesfeer. Taken en verantwoordelijkheden zijn niet scherp omschreven. Veel kan onuitgesproken blijven, om te voorkomen dat er gevoeligheden in de familie op het werk tot conflicten komen.

Maar wat als de taken en verantwoordelijkheden onduidelijk verdeeld zijn? Wat als je daar graag werk van wilt maken? Wat moet je doen om een professionaliseringsslag erdoor te krijgen in het familiebedrijf? Want om verder te groeien, is een professionaliseringsslag pure noodzaak.

Het praktijkvoorbeeld van oom Sjors

Medewerker Sjors is ook oom Sjors. Oom voelt Sjors zich verantwoordelijk voor het bedrijf en de familie. Hij is super loyaal en doet regelmatig dingen die niet bij zijn takenpakket horen. Frits is de eigenaar van het familiebedrijf en de neef van Sjors. Sjors is iets jonger dan de vader van Frits (en broer van Sjors). Frits durft Sjors niet aan te spreken, uit respect en uit zorg voor gedoe in de familie.

Op een dag heeft Sjors een idee. Over een poosje is er een open bedrijvendag voor het dorp. Het familiebedrijf doet mee. Sjors bedenkt om catering te reserveren en wil iedereen verrassen. Hij houdt zich normaal met andere inkoopzaken bezig, maar dit kan er ook wel bij vindt hij. Op de ochtend van de open bedrijvendag komen er twee cateraars aangereden. Ook Ina van de speciale open bedrijvendag commissie heeft ingekocht…

Welke problemen worden veroorzaakt door onduidelijke taken en verantwoordelijkheden?

Welke problemen geeft onduidelijkheid in taken en verantwoordelijkheden? We noemen er vier.

1. Inefficiënt werken en extra kosten

Een onduidelijke taakverdeling kan leiden tot inefficiëntie en extra kosten. Mensen in het bedrijf gaan dezelfde dingen oppakken zonder het van elkaar te weten. Ze doen dezelfde taken of geven dezelfde opdrachten wat kan leiden tot onnodige of extra kosten.

Het omgekeerde kan ook voorkomen: medewerkers gebruiken het gemis aan duidelijkheid. Leidinggevenden kunnen tegen elkaar worden uitgespeeld. Medewerkers kunnen gebruik maken van onduidelijke beslissingsprocessen en rolverdelingen en zo het eigen belang dienen in plaats van het bedrijfsbelang.

2. Onduidelijke verwachtingen

Als er geen heldere taakverdeling is waar ieder zich aan houdt, weet niemand wat van een ander te verwachten. Dat kan veel onrust geven.

3. Medewerkers hebben het gevoel dat ze tijd verdoen

Onduidelijke afspraken kunnen ertoe leiden dat er regelmatig werk voor niks wordt verzet. Dat kan weer leiden tot onvrede en frustratie bij de medewerkers. ‘Waar doen we het eigenlijk voor? We kunnen net zo goed niks doen.’

4. Ervaren van hoge werkdruk

Onduidelijkheid in taken kan ook leiden tot (de beleving van) een hoge werkdruk. Als je niet precies weet wie wat doet, gaan sommigen zich overal mee bemoeien. Dat zijn dan de werknemers met een hoog verantwoordelijkheidsgevoel. Het risico is dat die mensen opgebrand raken.

Lees ook: Kracht en zwakte van een informele cultuur in familiebedrijven

Welke oorzaak ligt er achter onduidelijke taken en verantwoordelijkheden?

Er zijn drie oorzaken aan te wijzen voor de onduidelijkheid die er kan bestaan in het familiebedrijf over taken en verantwoordelijkheden.

1. Geen formalisatie van taken en verantwoordelijkheden

De informele manier van werken in het familiebedrijf is hardnekkig. Er zijn geen duidelijke taakomschrijvingen gemaakt. En wie waarvoor verantwoordelijk is, is niet duidelijk belegd. Taken en verantwoordelijkheden zijn niet geformaliseerd.

2. Belangen familie en bedrijf lopen door elkaar

De oorzaak kan ook zijn dat er rolconflicten zijn tussen familiebelangen en familiebedrijfsbelangen.

Een familiebedrijf kan floreren door de sterke onderlinge relaties. Aan de andere kant kunnen die sterke relaties ook een bron van spanning zijn. Potentiële conflicten in een familiebedrijf zijn er volop.

3. Er is geen duidelijke hiërarchie

Een derde oorzaak kan zijn dat het niet duidelijk is wie de leiding heeft. Als niet duidelijk is wie wie aanspreekt en waarom, kan dit de problemen geven zoals hierboven beschreven. Elk bedrijf dat wil groeien, heeft een duidelijke hiërarchie nodig.

Hoe maak je een professionaliseringsslag?

Wil je een begin maken met de taken en verantwoordelijkheden goed neer te zetten? Voor die professionaliseringsslag van het familiebedrijf zijn er een aantal punten om aandacht aan te geven.

1. Juiste kaders neerzetten

Allereerst is het zaak als bedrijfsfamilie een heldere en gedeelde visie te hebben op het bedrijf. Een formeel familiaal strategisch plan is daarvoor nodig, opgezet en gedragen door de familieleden die betrokken zijn bij het bedrijf. Met name als er broers en/of zussen actief in het bedrijf zijn, is dit een belangrijke stap voor de toekomst van het familiebedrijf en voor de onderlinge relatie.

Het strategisch plan is een belangrijk kader voor het formaliseren van taken en verantwoordelijkheden.

2. Formaliseren van taken

Wie wat doet in het bedrijf moet expliciet omschreven worden. Die taakomschrijvingen gelden ook voor familieleden in het bedrijf. Zij krijgen niet meer ruimte dan niet-familieleden. Zo kun je het vertrouwen van elke werknemer in het bedrijf borgen en de motivatie hoog houden.

3. Afspraken maken over wie waar verantwoording aflegt

Elke medewerker, ook die uit de familie, legt verantwoording af aan de formele hiërarchie in het bedrijf. Er lopen geen onduidelijke lijntjes meer met de familiale hiërarchie.

4. Afspraken over wie informeert en waar iemand informeert

Voor iedereen in het bedrijf moet het duidelijk gemaakt worden hoe de informatiestromen lopen. Het moet vooral duidelijk zijn wie organisatienieuws doorgeeft aan wie en op welk moment (werkoverleg, nieuwsbrief, intranet) dit gebeurt.

5. Duidelijkheid over delegeren en loslaten

De taken en verantwoordelijkheden verdeel je zodanig, dat iedereen weet welke taken bij wie gedelegeerd zijn. De verantwoordelijk leidinggevende delegeert. Dat betekent loslaten en op afstand blijven. Zo krijgen medewerkers vertrouwen in eigen kunnen en in het bedrijf. Zo krijgen de medewerkers de ruimte om eigen verantwoordelijkheid te dragen en zichzelf te motiveren. Het kan ook zo ver gaan dat je medewerkers en teams zelfsturend maakt.

Wil je een professionaliseringsslag slaan? Schakel Companjen in

Een slag naar professionalisering kun je het beste maken samen met een externe adviseur. Dan weet je dat je niet handelt met bedrijfsblindheid. Een extern adviseur kan je onafhankelijk helpen met moderne methodieken. Mijn naam is Mariëlle Companjen, ik ben organisatieadviseur. Ik ken het familiebedrijf van binnenuit. Mijn ouders hebben het familiebedrijf van mijn grootouders overgenomen.

Bij ons thuis ging het altijd over ‘de zaak’. Ik draag familiebedrijven een warm hart toe. Ik kan je helpen met een ‘familiebedrijf bedrijfsscan’ om te zien waar je taken en verantwoordelijkheden kunt professionaliseren. Ik kan je vervolgens gericht helpen om met het familiebedrijf stappen te maken.

Contact

Wil je meer weten over mijn rol als extern adviseur of coach bij familiebedrijven? Neem gerust contact met mij op. Je kunt het contactformulier invullen, bellen met 0621833592 of e-mailen naar marielle@companjen.com.

Direct contact

Gerelateerde informatie

In de kennisbank van Companjen Change Management vind je praktisch artikelen die je verder helpen. Heb je deze artikelen al gelezen:

• Wat te doen als het familiebedrijf te afhankelijk is van de eigenaar?
• Hoe om te gaan met druk van buitenaf in het familiebedrijf
• Het belang van duurzame samenwerkingen voor familiebedrijven